Facturare automată SmartBill integrată în software medical — MediNote

De ce ai nevoie de facturare automată într-un cabinet medical?

Într-un cabinet medical sau clinică, facturarea manuală este una dintre cele mai consumatoare de timp activități administrative. Recepția trebuie să completeze datele pacientului, să adauge serviciile prestate, să calculeze TVA-ul, să emită factura și apoi să o trimită pe email — totul în timp ce următorul pacient așteaptă. Facturarea automată SmartBill integrată în MediNote elimină complet acest efort.

Cum funcționează integrarea SmartBill în MediNote

Integrarea este nativă și funcționează în timp real. Imediat ce o consultație este finalizată și încasarea este confirmată (fie prin Stripe online, fie marcată manual de recepție), MediNote generează automat factura în SmartBill — cu toate datele corecte: numele pacientului, CNP sau CUI (pentru persoane juridice), serviciile prestate cu prețurile din catalogul clinicii, seria de facturare configurată și TVA-ul corect (19% sau scutit, în funcție de tipul serviciului medical).

Configurare per clinică — credențiale proprii SmartBill

Fiecare clinică din MediNote își poate configura propriile credențiale SmartBill direct din Setări avansate → Facturare. Trebuie completat email-ul SmartBill, token-ul API (disponibil în SmartBill → Setări → Integrări → API) și seria de facturare dorită (de exemplu „MDN" sau „FCT"). MediNote testează automat conexiunea și confirmă că totul funcționează.

Factura se emite automat — fără intervenție manuală

La fiecare încasare, fluxul este complet automatizat:

• Pacientul plătește — online cu cardul prin Stripe, sau fizic la cabinet (cash/POS)
• Recepția confirmă încasarea — sau plata online este detectată automat prin webhook Stripe
• MediNote trimite datele către SmartBill — client, servicii, preț, TVA, seria de facturare
• SmartBill generează factura — cu număr unic, în serie, pregătită pentru declarație
• Factura apare în MediNote — vizibilă în secțiunea Facturi, cu număr și status

Date emitent configurabile per clinică

Fiecare clinică își configurează datele de emitent: denumirea firmei, CUI/CIF, adresa sediului social, contul IBAN. Aceste date sunt transmise automat în fiecare factură, fără să fie nevoie de completare manuală la fiecare emitere. Dacă clinica are mai multe puncte de lucru, fiecare poate avea propria configurare.

Avantajele facturării automate pentru clinici medicale

Timp economisit zilnic

O clinică cu 30 de consultatii pe zi economisește în medie 45-60 de minute zilnic prin eliminarea facturării manuale. Recepția nu mai completează manual datele în SmartBill — totul se întâmplă instant, în fundal.

Zero erori de facturare

Facturarea manuală introduce erori: CUI greșit, serviciu omis, TVA incorect, serie duplicată. Cu facturarea automată MediNote → SmartBill, datele sunt preluate exact din consultație și din catalogul de servicii — fără risc de eroare umană.

Conformitate ANAF și raportare fiscală

Toate facturile emise prin SmartBill sunt conforme cu legislația fiscală din România. SmartBill gestionează automat seriile de facturi, numerotarea secvențială și exportul pentru declarații ANAF. MediNote se ocupă de partea medicală — SmartBill de cea fiscală.

Facturi pentru persoane fizice și juridice

MediNote gestionează automat diferența: pentru persoane fizice — factură cu numele și CNP-ul pacientului; pentru persoane juridice (contracte corporate) — factură cu denumirea firmei, CUI-ul și adresa, cu detalii despre serviciile prestate per angajat.

SmartBill vs. facturare internă MediNote

MediNote oferă și opțiunea de facturare internă cu PDF (în curând conectată la SPV/e-Factura). Diferențele principale:

• SmartBill — soluția completă, cu raportare fiscală, export contabil, integrare cu alte sisteme ERP. Recomandat pentru clinici cu contabil extern.
• MediNote Invoice — facturare simplificată internă, ideală pentru cabinete mici care nu folosesc SmartBill. Generează PDF-uri profesionale direct din platforma MediNote.

Integrări viitoare: FGO, Oblio, e-Factura SPV

Pe lângă SmartBill, MediNote pregătește integrări cu FGO (Facturare.ro), Oblio și direct cu sistemul e-Factura SPV al ANAF. Scopul: orice clinică din România să poată emite facturi automat, indiferent de furnizorul de facturare preferat.

Cum activezi facturarea SmartBill în MediNote

1. Intră în Setări clinică → Setări avansate
2. Activează modulul Facturare (checkbox)
3. Selectează SmartBill ca furnizor
4. Completează email-ul SmartBill și token-ul API
5. Configurează seria de facturare și datele emitentului (CUI, adresă, IBAN)
6. Testează conexiunea — MediNote confirmă instant dacă totul este corect

Din acel moment, fiecare consultație finalizată va genera automat o factură în SmartBill — fără niciun click suplimentar.